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Importancia de la Administración de Datos.

Importancia de la Administración de Datos.

Hoy en día, las tecnologías de la información no tienen que estar alejadas de las empresas; en todos los negocios se genera información y cuando se trata de crecer y tomar buenas decisiones, es mejor tener un panorama claro de lo que se está haciendo. La integración de datos e información diversa ayuda a mejorar su gestión para que resulten precisos y coherentes y también a administrarlos de un modo estratégico con el fin de conseguir un mayor rendimiento y competitividad. Para el desarrollo de este interesante tema contestaremos algunas preguntas que nos guiarán y nos despejarán algunas dudas comunes.

Empecemos por el principio, ¿Qué es la Administración de datos? La administración de datos es tener un control apropiado de todos los documentos de tu organización que vayan de acuerdo a lo que están manejando actualmente.  Se recomienda desde que empieza la empresa comience a tener un control de su información, de los datos que generan, de los documentos para que conforme vaya creciendo la organización no se haga una bola de nieve, que  a veces suele pasar.

Se preguntarán ahora, ¿Es caro tener algún sistema para gestionar mis datos? No, claro que no, porque tu sistema de gestión de datos puede ser desde tu computadora, tu carpeta de "Mis documentos" en tu escritorio, hasta ya un sistema más sofisticado que esté en la nube como puede ser; confluence, share point, etc... No necesariamente debes hacer una gran inversión para poder tener una buena administración de tus documentos o de tu información. Y bien, ya que sabemos esto;  ¿Por qué es importante contar con un sistema de gestión de documentos?  Porque un sistema de gestión de documentos te provee la manera de tener una estructura controlada de los documentos de tu organización de la información, llámese código, llámese documentos, tickets, puede ser de cualquier manera. 

Las ventajas que aporta una buena administración de los documentos son básicamente, que estén controlados y centralizados, que sea fácil su almacenamiento y la búsqueda de los mismos, también recomendamos como una buena práctica; crear un documento guía; un directorio donde se establezcan todos los documentos de la organización con algún tipo de nomenclatura para su fácil localización.

Definir quién será responsable de ese documento, quién se va a encargar de subirlo, de administrarlo, si necesita aprobación por parte de alguien, los niveles de seguridad que va a tener etc... Muchos sistemas te permiten que cierto tipo de perfiles tengan solo acceso a lectura, que otros perfiles no tengan acceso a nada, por ejemplo, como para documentos muy importantes o confidenciales como lo son los contratos y convenios con alguna empresa.

Actualmente, las herramientas suelen proveer el servicio de respaldos en la nube, que de alguna manera van de la mano con la seguridad de la información almacenada. 

En la actualidad existen muchas organizaciones a nivel mundial que no cuentan con una gestión de documentos de su información adecuada; a tal grado que son empresas que generan contratos base a los que les van haciendo adecuaciones y de tantas que le hacen se van guardando con nombres como… versión uno, versión dos, etc...

Por eso es recomendable que sin importar si son, micro, pequeñas o medianas empresas empiecen a voltear a ver la importancia de tener  una buena administración de datos; que consideren también los beneficios de invertir en un sistema de gestión de la información ya sea en su computadora o un sistema muy innovador. 

Asimismo,  las empresas a veces dejan de lado, la parte de invertir en personal calificado y capacitado para que administre la herramienta esas personas también se encargan de estandarizar e institucionalizar el documento o directorio guía.  Normalmente quienes se encargan de esta función son los de soporte de TI o de servicios que tenga conocimientos en herramientas de TI.

Todo esto es mucho más fácil en una empresa que va comenzando ya que se van formando juntos, se convierte en un proceso orgánico y casi imperceptible por ser una empresa pequeña, ya que,  ir institucionalizando y educando en este tema es más sencillo que en una empresa grande en la que, por lo general, existe  mucha burocracia, muchos puestos directivos y en la mayoría de lo casos, procesos mucho muy complejos.

Es por ello, que la gestión de la administración de proyectos es considerada una buena práctica, es de suma importancia que los integrantes de una organización conozcan los procesos y qué hacer cuando hay algún tipo de cambio en un documento, cómo administrar ese cambio, cómo hacérselos saber a las persona correctas cómo obtener una aprobación de las personas que están involucradas directamente.

Es indispensable considerar, si se tiene pensado invertir en una herramienta de administración de datos, que se analice bien la herramienta, que se vean todos los beneficios que les pueden dar y de igual manera, considerar en también invertir en un sistema de respaldo de su información, para evitar la pérdida; el hurto, el daño, la alteración de cualquiera de sus documentos, en especial aquellos que son confidenciales o muy importantes. A este respecto, es vital crear la cultura y/o desarrollar un proceso bien establecido para corroborar que los respaldos están bien hechos.

En diversas ocasiones la computadora o la empresa a la que estoy contratando el servicio, no respalda diariamente, entonces, hay asegurarse porque si la empresa tiene algún fallo o ellos solo te garantizan la información hasta cierto día, entonces, si tu organización no cuenta con un respaldo interno y  no te aseguras que estos respaldos estén bien hechos, se puede perder muchísima información aunque sea a veces de uno o dos días, si son sistemas que toda tu empresa usa, la verdad si se pierde demasiada información, es por ello que, aunque la empresa te provea respaldos, como medida de prevención, hay que tener la precaución de tener bien establecidos los respaldos y quien se asegura de ellos y que comprueben que está la información al día.

 

Por Ma. Fernanda Rodríguez Quintero. 

Consultora en Procesos de Calidad.

Qualtop Group. 




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