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“El dolor de cabeza cuando los requerimientos cambian en un proyecto”.

“El dolor de cabeza cuando los requerimientos cambian en un proyecto”.

 

La mayoría de los proyectos están sujetos a cambios y modificaciones durante su ejecución, los cuales pueden llegar a provocar el fracaso del proyecto si no se gestionan correctamente. Este artículo trata sobre la gestión de cambios durante la ejecución del proyecto.

¿Qué se considera un cambio? 

Se considera un cambio todo aquello que modifique las limitaciones iniciales del proyecto, las cuales deben estar claramente definidas en el plan del proyecto, o en el contrato en proyectos para terceros, siendo lo más habitual la modificación del alcance (solicitud de incluir nuevos entregables) o de costo (reducir el costo final por limitación del presupuesto). 

En el caso de proyectos ejecutados de forma progresiva o por fases, también se considera un cambio una modificación en los puntos aceptados al final de la fase anterior, los cuales son el punto de partida y definen el trabajo a ser ejecutado durante la fase en curso. 

¿Qué es un requerimiento?

Un requerimiento es una necesidad documentada sobre el contenido, forma o funcionalidad de un producto o servicio. 

Son declaraciones que identifican atributos, capacidades, características y/o cualidades que necesita cumplir un sistema (o un sistema de software) para que tenga valor y utilidad para el usuario. En otras palabras, los requerimientos muestran qué elementos y funciones son necesarias para un proyecto.

¿Qué se hace con un requerimiento? ¿Se debe documentar?

Los requerimientos deben ser administrados. Esto implica:

  • Primeramente, obtener los requerimientos, para asegurar que el analista comprende adecuadamente lo que el usuario está solicitando, esto se puede hacer a través de diferentes técnicas según el modelo de desarrollo que se utilice, entrevistas, workshops, lluvias de ideas.
  • El segundo paso es la Especificación: permite a los analistas que expliquen cómo han entendido lo que el cliente pretende del sistema, lo que sirve como base para posteriormente transferir ese entendimiento a todo el equipo de desarrollo, se pueden especificar a través de diferentes técnicas siendo las más comunes la descripción de Casos de Uso y las historias de usuario en metodologías ágiles.
  • Por último, la validación: que implica validar que los requerimientos definen el sistema que el cliente desea, es decir asegurarnos que vamos a construir el sistema correcto. Para esto también existen algunas técnicas ya definidas como: Revisión de requerimientos, generación de prototipos, construcción de casos de prueba, entre otros.

¿Qué sucede cuando un requerimiento o varios cambian en un proyecto?

Primeramente, debemos estar conscientes de que los requerimientos siempre van a cambiar, por más exhaustivo que se realice el análisis, de cualquier manera, se van a presentar cambios en los proyectos por lo cual estos deben ser administrados.

¿Por qué cambian los requerimientos?

  • Porque al analizar el problema, no se hacen las preguntas correctas a las personas correctas (En sistemas grandes hay una comunidad diversa de usuarios)
  • Porque los clientes y los usuarios son distintos
  • Porque cambió el problema que se estaba resolviendo
  • Porque los usuarios cambiaron su forma de pensar o sus percepciones
  • Porque cambió el ambiente de negocios (mercado, etc.)

¿Es posible controlar los cambios de requerimientos?

Si, definiendo un procedimiento de control de cambios que implique:

  • Analizar el problema y especificar el cambio.
  • Analizar del cambio y calcular costos.
  • Implementar el cambio.

¿Existe algún procedimiento para la gestión de cambios en los requisitos?

Cada empresa puede definir la forma en que va a administrar los cambios en sus proyectos, típicamente un procedimiento debería ser:

  • Si el usuario llegara a solicitar un cambio a los requerimientos establecidos, el administrador u otra persona debería de llenar una solicitud de cambio con la descripción del cambio.
  • El cambio es analizado y se evalúa el impacto en costo y tiempo, y si es algo aceptable para los recursos disponibles y el tiempo que se le puede asignar a dicho proyecto, además de ser aceptado por el usuario y autorizado por la gerencia, entonces se acepta la solicitud. En caso contrario debe registrarse como una solicitud rechazada.
  • El impacto del cambio debe ser estimado por lo recursos involucrados en las actividades relacionadas con dicho cambio para después negociarlo con el cliente. Dicho impacto puede significar tiempos o costos adicionales, por lo que requiere la aprobación correspondiente del gerente y del cliente.
  • Independientemente de que la solicitud sea aceptada o rechazada debe registrarse en el control de cambios del proyecto con un identificador único y algunos datos básicos de acuerdo al formato establecido para ello, o de acuerdo a la herramienta de control de cambios que se utilice.

¿Existen roles para realizarlo?

Generalmente se define un comité de control de cambios que debe estar integrado por los principales involucrados con el cambio, se recomienda que se defina una estructura mínima que puede ser líder de proyecto y analista, y que a esa estructura se sumen los involucrados que correspondan, como arquitectos o desarrolladores.

¿Cómo afecta a mi organización?

El problema no son los cambios a los requerimientos, sino el hecho de que se agreguen a la lista de requerimientos del proyecto sin considerar el impacto que tendrán sobre el plan. No hacerlo significa que cuando el proyecto se termine en una fecha posterior a la acordada originalmente, o con un presupuesto mayor al considerado, se le podría achacar al líder del proyecto o al equipo de desarrollo como un fracaso.

El control de cambios es el proceso mediante el cual se asegura que no se realicen cambios que afecten el éxito del proyecto, y que aquellos que se implementen sean analizados, negociados y planeados de una manera adecuada.

¿En Qualtop podemos ayudar a gestionar los requerimientos de un proyecto?

En Qualtop contamos con expertos en modelos de calidad que nos indican buenas prácticas para administrar requerimientos, apoyamos a las organizaciones a definir sus procesos de acuerdo a esas buenas prácticas, pero tomando en cuenta lo que más les conviene, sus herramientas y metodologías de trabajo.

 

Por Adriana Robles. 

Consultora en Mejora de Procesos.

Qualtop Calidad. 




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